El orden, por el disco duro empieza

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¿Eres un acumulador compulsivo de archivos que mantiene el disco duro en total desorden? Si quieres poner orden, lee este artículo.

[Alcance geográfico: México, el infinito internetero y más allá] [Tema: Cómo mantener el disco duro ordenado]

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Hace algunos ayeres me tocó averiguar qué archivos había en una computadora que iba a cambiar de dueño, para rescatar lo que fuera útil. Lo que encontré fue una zona de desastre mayor.

La carpeta por default “mis archivos” era el equivalente a la casa de un acumulador compulsivo**: cosas tiradas por doquier, que ni siquiera dejan espacio para caminar. Los archivos tenían nombres genéricos y poco explicativos. Las escasas subcarpetas existentes ofrecían información mínima y no tenían orden alguno.

Las siglas “ok” se encontraban muchas veces en los nombres de los archivos, seguramente para indicar cuál versión era “la buena”. Pero toda confianza en el “ok” se perdía al encontrar diferentes versiones de los mismos archivos, algunos con las siglas en mayúsculas, otros en minúsculas y algunos más acompañadas de un número.

Ya que este blog pretende ser propositivo, a continuación comparto mis sugerencias para poner en orden el disco duro:

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1. Un buen inicio

El mejor orden es el que se practica desde el inicio. Cada archivo que recibas o que crees, debe ordenarse de inmediato.

Al recibir un archivo de algún colega, es muy recomendable revisar que el contenido sea el correcto. Ya sea que el archivo llegue por mail o sea traspasado a tu computadora mediante una unidad de almacenamiento portátil, ábrelo y cerciórate de que el contenido sea el que esperas o el que describió tu colega.

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2. Acta de nacimiento

Si creas un archivo nuevo, tendrás que nombrarlo. Los archivos que recibas tal vez requieran ser renombrados. Al elegir un nombre apropiado, cualquier empleado de tu empresa podrá saber con facilidad qué contiene el archivo.

Para nombrar un archivo, empieza por describir qué es éste: un reporte, un boletín interno, un análisis, un reportaje, una cotización, etcétera. Luego escribe qué área de la empresa lo elabora. Después puedes agregar a quién va dirigido (útil si el archivo será enviado a alguien externo).

Una descripción general será también útil: “Posición de los competidores en el mercado Latinoamericano”, “Revisión anual de los activos fijos de tecnologías de computación de la empresa Fulano o Mengano*” o “Análisis de sustentabilidad para comunicación dirigida a los consumidores”.

No uses simplemente “Reporte”, ya que quedarán muchas dudas: ¿Qué reporta? ¿A quién reporta? ¿De qué fecha es? ¿Qué periodo abarca? ¿De qué departamento de la empresa es? ¿El reporte es general, es decir, de toda la empresa? ¿Quién o quiénes lo elaboraron? ¿Cuáles fueron los criterios para elaborar el reporte? ¿Es un reporte rutinario o uno especial?…

Desde inicios de los 90, los sistemas operativos aceptan nombres de archivos de hasta 256 caracteres. Úsalos.

Agregar la fecha en el nombre servirá, porque, a pesar de que el sistema operativo registra cuándo fue creado un archivo, este dato puede cambiar cuando se duplica el archivo en otra computadora.

Lo más importante del nombre del archivo es la existencia de palabras clave, que sirvan a la hora de hacer una búsqueda. Aunque todas las palabras contenidas en los archivos de texto (es decir, del cuerpo del texto) sirven como criterios de búsqueda, las imágenes y otros archivos (los comprimidos o encriptados, por ejemplo) no ofrecen esta ventaja, por lo que el nombre del archivo dará las únicas pistas para búsquedas.

En las ocasiones en las que he tenido que reclutar personal, me impresiona cuántos candidatos envían un documento nombrado simplemente “CV.doc”. Un currículo con una descripción tan escueta delata a un candidato poco cuidadoso, que no se tomó la molestia de elaborar un CV específicamente para el puesto al que aspira. En la entrevista, seré más severo con él (o ella).

Un buen nombre para un CV debería empezar por el nombre del candidato, seguido de la empresa a la que pretende ingresar y la fecha.

Para los escritores freelance, un archivo es el equivalente a la mercancía que se entrega al cliente. Cuando yo envío un artículo a alguna publicación, supongo que la computadora del editor o del jefe de redacción estará plagada de archivos con el nombre de su publicación, por lo que no me parece buena idea enviarles algo que diga “Artículo para la revista Fulana* o Mengana”. Por tal motivo, mis entregas empiezan por mi nombre, después describo el tema del artículo, el título de la revista (por si algún editor dirige más de un medio) y, por último, el mes tentativo de publicación.

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3. ¡Este es el bueno!

Muchas veces, un archivo es revisado por varias personas, por lo que resulta indispensable llevar un buen control de las intervenciones, así como saber cuál es la versión más actualizada. Y no, las siglas “ok” no son suficientes.

En la industria editorial existen sistemas informáticos que gestionan los artículos de una publicación, con los que se lleva un control efectivo de quién ha revisado cada archivo y en qué parte del proceso se encuentra cada uno de estos. Otra ventaja que ofrecen estos sistemas es evitar que alguien revise un documento incorrecto o, incluso, permiten regresar a una versión anterior del documento, en caso necesario. Mi sugerencia para empresas que publican boletines de prensa o hacen catálogos es que usen un sistema informático similar, como el K4.

A falta de un software de control editorial, las personas involucradas en el proceso pueden inventar etiquetas que añaden al nombre del archivo. En mi experiencia, con este método, es cuestión de tiempo para que alguien cometa un error.

En fotografía, es primordial conservar los archivos, ya que, si estos se pierden antes de entregar el trabajo, sería muy costoso repetir la sesión. Sobra decir que, en el caso de eventos, sería imposible repetirlo. Mis políticas personales para archivos de imágenes incluyen las siguientes:

a. Respaldar los archivos sin modificar, inmediatamente después de haber acabado cada día de sesión de foto, en por lo menos dos medios distintos, además de la computadora. Por ejemplo, otra computadora, un disco duro o en DVD.

b. No borrar archivos, a menos que se trate de una toma evidentemente fuera de foco, con mala exposición o que se haya disparado por accidente (y el resultado sea malo).

d. Nunca abrir imágenes desde una unidad externa, ya que cualquier proceso (lectura o modificación) son lentos y, además, se puede perder sin querer la foto original, debido a que se guardó modificado. Es preferible grabar antes los archivos en el disco duro de la computadora.

e. Conservar los archivos originales y crear una copia por cada nueva generación de cambios. Es decir que, por cada vez que se retoque una fotografía, tendrá que existir un archivo nombrado con un distintivo. Con este método, hay que colocar los archivos viejos en “cuarentena”, en una carpeta que no se confunda jamás con aquella que contenga los archivos más actualizados.

f. Respaldar las fotos en crudo (sin modificar), así como las fotos procesadas, tal como las recibe el cliente.

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4. Dónde colocarlo

Para un jefe ordenado, no hay peor imagen que de la de un empleado que tiene el escritorio de su computadora lleno de archivos en completo desorden. Lo peor es cuando el jefe acude al lugar de su empleado, solicita ver en su pantalla algún archivo y tiene que esperar mucho tiempo para que el empleado localice el documento deseado. Si durante una presentación con proyector los clientes ven un escritorio sin orden, se llevarán una mala impresión del ponente.

Un ejemplo que puede ilustrar el orden en el disco duro es un mueble archivero, el cual tiene cajones, dentro de los cuales hay carpetas y que a su vez pueden contener otras carpetas. Lo recomendable es utilizar cada cajón para un tema particular. Las carpetas dentro de cada cajón serán los subtemas y los documentos ahí contenidos tendrán que encontrarse con facilidad. Si un documento fue colocado en una carpeta o en un cajón incorrectos, habrá que buscarlo en todo el mueble.

La jerarquía de las carpetas ayudará a tener en orden el disco duro de tu computadora. Puedes empezar con unas pocas carpetas que dividan tu trabajo por áreas (que serán el equivalente a los cajones del mueble, del ejemplo anterior). Dentro de cada una de esas carpetas pueden ir otras que subdividan el trabajo (las carpetas dentro de cada cajón).

El nombre que asignes para las carpetas es tan importante como el de los archivos. Sugiero usar solamente una carpeta para los archivos de usuario (otra vez, el equivalente el mueble archivero), para facilitar el proceso de respaldar toda la información. En una carpeta separada se pueden colocar los archivos confidenciales.

Otro ejemplo más concreto: Un contador que trabaja por su cuenta puede tener carpetas con la contabilidad de cada uno de sus clientes. Dentro de estas carpetas habrá períodos y, a su vez, adentro habrá declaraciones del período, facturas recibidas y facturas emitidas. Además, el contador tendrá otras carpetas con su propia contabilidad, expedientes del personal que labora en el despacho, leyes aplicables, etcétera. Del buen orden que ponga en práctica el contador, dependerá la productividad de su despacho.

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5. Deja que el orden hable de ti mismo

Cada vez que tengo una asignación de fotografía, mi computadora se llena de cientos de nuevos archivos en muy poco tiempo. Afortunadamente, las cámaras digitales y los sistemas de importación de imágenes actuales ofrecen la posibilidad de asignar un nombre a los archivos que se graban en la computadora, seguidos de un número consecutivo.

Desde mi punto de vista, mis clientes tendrán una mejor percepción de mí si entrego fotografías en las que sus productos estén correctamente nombrados, sin faltas de ortografía y con datos suficientes. Los discos que entrego llevan las imágenes divididas en carpetas, para facilitar las búsquedas. También incluyo la fecha y el nombre del proyecto del cliente en cada archivo, y pongo atención en los metadata.

En ocasiones, la prisa es tanta, que debo dejar muchas fotografías solamente con los números consecutivos que asigna la cámara. Posteriormente, para renombrarlos en poco tiempo, uso un programa que permite cambiar el nombre de archivo en lotes, que se llama NameChanger (para Mac), de MRR Software.

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6. ¡Respalda!

De vez en cuando hay algún amigo o familiar que me pide ayuda para reparar su computadora averiada (no me dedico a eso, pero he pensado seriamente en hacerlo). La pregunta que siempre veo venir tiene que ver con el rescate de los archivos. Desafortunadamente, nunca puedo prometer una recuperación total de estos. Cuando el disco duro queda totalmente averiado, no es posible leerlo ni siquiera como una unidad esclava, por lo que se perderá toda información. En ocasiones funcionan los programas de rescate de información para salvar algunos archivos, pero no está garantizado que se recuperen al 100%.

Como se puede ver, la única opción para evitar pérdidas de información –y, por lo tanto, de mantener el orden- es la prevención. Compra un disco duro externo de buena capacidad para respaldar con frecuencia. Personalmente, hago respaldos cada dos meses o siempre que acabo algún trabajo importante. Otra ocasión para respaldar es cuando transportaré una computadora portátil. Si esta se llega a extraviar, un respaldo a tiempo evitará la pérdida de archivos a los que dediqué tiempo y esfuerzo.

Los archivos históricos, que no se necesitan en el trabajo diario, pero sí pueden servir de referencias futuras, no tienen razón de estar en el disco duro de la computadora, por mucha capacidad que haya disponible. Utiliza discos para guardar los archivos muertos. Graba dos copias, mantén una en la oficina y otra en otro lugar seguro. Hay casos de fotógrafos que han perdido todo su acervo después de alguna catástrofe en su estudio (incendio, inundación), debido a que no mantenían un respaldo alternativo.

No hay pretexto para no mantener en orden los archivos.

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*La empresa Fulano o Mengano y la revista Fulana o Mengana son, obviamente, unas entidades ficticias, que sirven de ejemplos.

**Si quieres ayudar a un acumulador compulsivo, da clic aquí.

9/Ene/2014. Primera revisión. Correcciones de redacción.

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